INTRODUCCIÓN

En el contexto actual de interconexión digital y globalización, la protección de datos personales no solo es una cuestión esencial en el ámbito educativo, sino también en el empresarial. CAMPUS LAND SAS BIC reconoce la importancia de salvaguardar la información personal de los estudiantes, docentes, colaboradores y padres de familia, al tiempo que reconoce su compromiso con las prácticas comerciales responsables y éticas.

Esta Política de Tratamiento de Datos Personales no solo refleja nuestro firme compromiso con la privacidad y la seguridad de los datos, sino también con la sostenibilidad y el crecimiento empresarial responsable. Comprendemos que los datos personales son activos valiosos que deben ser administrados cuidadosamente para garantizar la confianza y el respeto de todas las partes interesadas, incluidos nuestros clientes, socios comerciales y proveedores.

Esta política se erige como un marco que establece los procedimientos y principios que regirán la recopilación, almacenamiento, procesamiento, transferencia y eliminación de datos personales.

La sinergia entre nuestra labor educativa y nuestros intereses empresariales se materializa en nuestra voluntad de no solo cumplir con las leyes y regulaciones pertinentes en materia de protección de datos, sino también de educar nuestra comunidad y colaboradores sobre la importancia de la privacidad y la seguridad en un mundo digitalizado.

1. ALCANCE DE LA POLÍTICA

1.1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.2. DEFINICIONES

Para el desarrollo e implementación de esta política, Campuslands adopta las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo I del Decreto 1377 de 2013:

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales determinadas o determinantes.
• DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• DATO SENSIBLE: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
• DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• TITULAR: Persona natural, que actúa por sí misma o en nombre legal de otros (por ejemplo, menores de edad), cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

1.3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: Campuslands busca garantizar el cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales, estableciendo obligaciones y procedimientos para sus funcionarios, proveedores, estudiantes, profesores y demás partes interesadas de la institución.
• Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que realiza Campuslands está sometida y atiende una finalidad legítima, la cual es informada al respectivo titular de los datos personales en el momento de la recolección de su información.
• Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo puede efectuarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: Campuslands internamente ha dispuesto mecanismos de actualización de la información personal, con el propósito que ésta sea veraz, completa, exacta y actualizada.
• Principio de transparencia: En cumplimiento de este principio, Campuslands garantiza el derecho del titular a obtener de ésta, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de acceso y circulación restringida: Campuslands ha dispuesto controles de acceso a la información personal contenida en las bases de datos. También ha dispuesto internamente, mecanismos para que sus funcionarios puedan tener acceso solo a la información que de acuerdo a su cargo deban conocer.
• Principio de seguridad: Campuslands ha establecido diferentes tipos de medidas tecnológicas, físicas y administrativas para evitar cualquier tipo de tratamiento no autorizado de los datos personales por parte de terceros que no se encuentren facultados para acceder a dicha información.
• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que interactúen en el tratamiento de datos personales realizado por Campuslands, y que administren, manejen, actualicen o tenga acceso a otro tipo que se encuentre en bases de datos o que sea suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y a no revelarla a terceros.
• Principio de responsabilidad demostrada: Campuslands está en capacidad de demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que ha implementado las obligaciones exigidas por la legislación colombiana en protección de datos personales.

1.4. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA

El objetivo principal de la política es establecer lineamientos claros y coherentes para el manejo, protección y uso adecuado de los datos personales de estudiantes, proveedores, docentes, personal administrativo y cualquier otra persona que tenga relación con la institución que reposen en bases de datos, archivos físicos y electrónicos.

El alcance de la política de tratamientos de datos personales abarca todos los procesos, sistemas y actividades relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización y supresión de datos personales llevadas a cabo por Campuslands.

1.5. TITULARES A QUIEN VA DIRIGIDA LA POLÍTICA

Se entiende por titulares las personas cuyos datos personales son objeto de tratamiento en la institución. La presente política está dirigida a cualquier titular de la información, ya sea actuando en su nombre o como representante legal que, con ocasión, a las actividades para las cuales se encuentre vinculado con la institución, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas. Entre estos, sin limitarse a: estudiantes inscritos, admitidos, prospectos, egresados, profesores y empleados.

1.6. CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta política de tratamiento de datos personales da cumplimiento al régimen de protección de datos personales en Colombia, en especial, los artículo 15 y 20 de la constitución política nacional, la ley 1581 de 2012, el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015 y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN SEGÚN LAS BASES DE DATOS

Conforme a la clasificación de los datos personales, establecida en el RNBD, los datos personales a los cuales la institución realiza tratamiento son los siguientes:

1. Datos generales y específicos de identificación de la persona: nombres, apellidos, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, nacionalidad, lugar y fecha de nacimiento, edad.
2. Datos específicos de la identificación de la persona: firma, firma electrónica, otros documentos de identificación, datos de la familia.
3. Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de la persona: dirección, teléfono, celular, dirección de correo electrónico.
4. Datos socioeconómicos como estrato, propiedad de la vivienda, bienes muebles e inmuebles, ingreso, egresos, inversiones, etc.
5. Datos de información tributaria de la persona.
6. Datos de la actividad económica de la persona.
7. Datos de la historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.
8. Datos de nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona.
9. Datos generales relacionados con la afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS, IPS, ARL, AFP, etc.
10. Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de la persona.
11. Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
12. Datos biométricos de la persona: fotografía, voz, videos, etc.
13. Datos de la descripción morfológica de la persona: color de piel, color de iris, color y tipo de cabellos, señales particulares, estatura, peso, complexión, etc.
14. Datos relacionados con la salud de la persona y su estado incluyendo: resultados de laboratorio, estudios, diagnósticos médicos, psicológicos, psiquiátricos, medicamentos, tratamientos terapéuticos.
15. Datos sobre la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosos, políticas, convicciones religiosas, filosóficas o políticas.
16. Datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial.
17. Datos sobre población en condición vulnerable.
18. Datos sobre personas en situación de discapacidad.

2.1. DE LA BASE DE DATOS ESTUDIANTES PROSPECTOS

Recolección de los datos personales

Campuslands recoge la información de los estudiantes prospectos a través de los canales habilitados por la institución como: Chat, encuestas, formularios, convenios, eventos académicos y culturales, entre otros que se consideren importantes implementar para esta finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

Las finalidades de hacer la recolección de la información personal consisten en ampliar la base de datos de los contactos para informar sobre la oferta académica no formal e informal, hacer seguimiento sobre los programas, cursos y talleres en los que muestre interés y a los procesos de admisión, enviar invitaciones a eventos o actividades académicas, científicas y culturales, hacer promoción y difusión de los programas académicos, enviar información sobre apoyo financiero, brindar asesoría académica de la inserción a la vida camper y enviar noticias de interés. Estas finalidades cobijan tanto a los estudiantes prospectos como a los padres de familia.

2.2. BASES DE DATOS INSCRITOS Y ADMITIDOS

Recolección de datos personales

La institución recoge información de personas inscritas y admitidas a través de los siguientes medios: formulario de inscripción y otros medios que la institución considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

La recolección de esta información tiene las siguientes finalidades: la promoción y difusión de programas académicos; el seguimiento del proceso de inscripción y admisión al programa académico de interés, contacto con el prospecto (entrevistas, admitidos y no admitidos); reportes ante entes externos nacionales; la investigación institucional; invitaciones para participar en actividades académicas, científicas o culturales, recepción de información sobre la oferta académica, envío de encuestas para mejoramiento del servicio y fines estadísticos, conocimiento de noticias de interés, así como también para verificar las inscripciones y garantizar espacios de atención a los estudiantes en situación de discapacidad.

2.3. DE LA BASE DE DATOS ESTUDIANTES

Recolección de los datos personales

Campuslands recolecta información de estudiantes a través de los siguientes medios: sistemas de información de notas, calificaciones académicas, historia académica, hojas de vida con sus respectivos soporte, formularios físicos y digitales de servicios culturales, académicos y de bienestar, encuestas, votaciones, evaluaciones, pruebas diagnósticas, aplicativos web y móviles, video, fotografía, redes sociales, video vigilancia, cookies y otros medios que la institución considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

1. El seguimiento a la administración académica y la permanencia efectiva de los estudiantes, en línea con las estrategias de la institución sujeta a las disposiciones legales vigentes.
2. La gestión sobre el programa de pasantías y prácticas nacionales e internacionales (remisión de hoja de vida a terceras entidades para tales efectos y afiliación a riesgos laborales).
3. Generación de reportes, informes y estadísticas para gestión interna.
4. Gestión de evaluación de perfiles para determinar el nivel de reconocimiento por méritos académicos.
5. Prestación de servicios académicos y administrativos.
6. Programas de educación no formal.
7. Investigación de conductas de los estudiantes.
8. Contacto, gestión e información.
9. Becas e incentivos.
10. Programa para la gestión de donaciones.
11. Felicitaciones, sugerencias, quejas y reclamos.
12. Tramites de actividades culturales, deportivas, de prevención y promoción de la salud.
13. Comunicaciones internas y externas.
14. Registro y control académico.
15. Envió de encuestas para el mejoramiento del servicio y fines estadísticos.
16. Revisión de situaciones de violencia, con el propósito de presentar posibles rutas de intervención: psicológica, académica y/o jurídica.

2.4. BASE DE DATOS EGRESADOS

Recolección de datos personales

La institución recolecta la información de los egresados a través de los siguientes medios dispuestos durante su estadía en Campuslands como estudiante: sistemas de información de actualización de datos de egresados, formularios virtuales y físicos y otros medios que se estipulen con el tiempo.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

1. Construcción y consolidación de canales de comunicación permanente en calidad de egresado.
2. Promoción, divulgación y aplicación de ofertas académicas y de empleo.
3. Gestión de beneficios a través de alianzas, convenios, descuentos en productos y servicios en salud, deporte, recreación, servicios profesionales y publicaciones.
4. Gestión de la información sobre oferta de educación no formal.
5. Todas las actividades que genere la institución dirigida a los egresados en investigación, docencia y extensión, incluyendo las labores de investigación institucional para el mejoramiento continuo de los procesos sustantivos de Campuslands.

2.5. BASE DE DATOS DE PROFESORES

Recolección de datos personales

Campuslands recolecta información, a través de los siguientes medios: línea telefónica, chat, encuestas, eventos académicos y culturales, hojas de vida y soportes profesionales, correos electrónicos, planillas de asistencia, video vigilancia, sistemas de gestión institucionales y otros medios que Campuslands considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

1. Contratación.
2. Estudio de las hojas de vida.
3. Verificación de cumplimiento de disposiciones del reglamento del profesor y demás normas institucionales.
4. Comunicación con fines de movilidad nacional e internacional, oferta académica.
5. Desarrollo profesoral y de la investigación.

2.6. BASE DE DATOS EMPLEADOS

Recolección de los datos personales

Campuslands recolecta información de los empleados, a través de los siguientes medios: entrevistas, hojas de vida con sus respectivos documentos soportes, bolsas de empleo, evaluaciones de desempeño, estudios de seguridad, instrumentos de seguridad y salud para el trabajo, formularios virtuales y físicos, video vigilancia, fotografía, video y otros medios que Campuslands considere pertinentes a la finalidad.

Finalidad del tratamiento de los datos personales

1. Atracción, selección y formación.
2. Procesos de selección de personal, capacitación, procesos formativos.
3. Estudios de seguridad para el candidato seleccionado.
4. Contratación y gestión de nómina, gestión de incapacidades, afiliación, actividades de prevención y gestión de la salud.
5. Examen médico ocupacional.
6. Entrevistas de seguimiento recomendaciones médicas de orden laboral, diagnósticos médicos, incapacidades por accidentes de trabajo, enfermedad laboral, pérdida de capacidad laboral.
7. Mediciones ambientales, ocupacionales, diagnósticos de salud, encuestas de morbilidad sentida.
8. Caracterización de la población en niveles de actividad física.
9. Ejecución de actividades de fotografía, video de vigilancia y seguridad en las instalaciones.
10. Gestión de recursos para el aprendizaje.
11. Programas de educación no formal.
12. Legalización de gastos de viaje.

2.7. BASE DE DATOS DE LOS CONTRATISTAS

Recolección de la información

Campuslands recolecta información de la base de datos de los contratistas, a través de los siguientes medios: formularios físicos y virtuales, hojas de vida con soportes profesionales y otros medios que la institución considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

1. Gestión de contratación de personas naturales para la prestación de servicios.
2. Contratación de conferencistas extranjeros.
3. Gestión administrativa, manejo de información financiera, contable, fiscal y legal.
4. Gestión de cuentas de cobro para los respectivos pagos.
5. Formalización de contratos.
6. Reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control.
7. Creación y/o actualización de contratistas.
8. Comunicación para la verificación de la prestación del servicio.

2.8. BASE DE DATOS PROVEEDORES, ACREEDORES Y OTROS

Recolección de la información

Campuslands recolecta información de los proveedores, acreedores, donantes, entre otros, a través de los siguientes medios: formulario de inscripción de proveedores, físicos, virtuales y otros medios que la institución considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

1. Creación y actualización de proveedores, acreedores, deudores y donantes.
2. Generación y remisión de certificado de ingresos y retenciones.
3. Contabilización de facturas proveedores, causación para crear la cuenta por pagar, salarios, retenciones.
4. Comunicaciones sobre campañas informativas.
5. Comunicaciones dirigidas a donantes y agradecimientos.
6. Gestión de certificados tributarios.
7. Reporte de obligaciones tributarias y legales ante entidades administrativas y organismos de control.
8. Gestión administrativa, manejo de información financiera, contable, fiscal y legal.
9. Seguimiento a ingresos y donantes.

2.9. BASE DE DATOS PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Recolección de los datos personales

Campuslands recolecta información de la comunidad académica en general y de terceros no vinculados con la institución, a través de los siguientes medios: buzones físicos de peticiones, quejas y reclamos – PQR, formulario virtual, apertura de cuentas de correo electrónico, mensajería instantánea y otros medios que la institución considere pertinentes a la finalidad.

Finalidades del tratamiento de los datos personales

Las finalidades de la recolección de datos personales de esta base de datos son: conocer los intereses, reclamaciones y sugerencias de los usuarios internos o externos y dar trámite a la solicitud ya sea felicitación, queja, de consulta y reclamo o sugerencia, sobre los servicios que presta la institución, ejercer el derecho de conocer, actualizar y rectificar la información personal que tienen bajo custodia Campuslands.

2.10. BASE DE DATOS VIDEO VIGILANCIA

Campuslands recolecta información de la comunidad académica en general y de terceros no vinculados con la institución, a través de cámaras de video vigilancia, en aras de propender por la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones.

2.11. DATOS PERSONALES SENSIBLES

La recolección de datos personales sensibles de titulares Campuslands tiene las finalidades que se especifican para cada caso:

2.12. DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Campuslands realiza tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes con el fin de garantizar el derecho a la educación, la formación integral y el bienestar de los estudiantes, hijos menores o adolescentes de los profesores y empleados administrativos. El tratamiento se realiza siempre y cuando:

• La finalidad del tratamiento responda al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• El tratamiento realizado por Campuslands asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Se respete el derecho que le asiste al menor de ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el tratamiento del dato.
• Se cumplan con los requisitos previstos en la ley 1581 de 2012 para el tratamiento de datos personales.

La institución recolecta datos personales de menores de edad en los siguientes eventos:

• Proceso de admisión e inscripción a los programas formativos de la institución.
• Servicios académicos, administrativos y culturales que ofrece la institución y que benefician a estudiantes menores de edad.
• Actividades extracurriculares organizadas por Campuslands en las que asistan estudiantes de instituciones educativas que tienen alianza o independientes a Campuslands.
• Por parte de los hijos menores de edad, de funcionarios de Campuslands para efectos de afiliación al sistema de seguridad social, para el beneficio de actividades de bienestar laboral, entre otros.
• En eventos curriculares y extracurriculares para la toma de fotografías y videos para su difusión.

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

3.1. RECOLECCIÓN

Campuslands realiza la recolección de la información personal, a través de los siguientes medios, sin limitarse a ellos:

1. Aplicativos y formularios virtuales: Cuando ingresa a los diferentes servicios soportados por sistemas de información y aplicaciones.
2. Chat: Cuando se solicita información a través de medios virtuales.
3. Llamadas telefónicas: En consulta por vía telefónica se capturan datos personales, incluida la grabación de la llamada.
4. Formularios físicos: Cuando acceden a algunos de nuestros servicios por los canales presenciales, se obtienen sus datos personales a través de formularios físicos, encuestas dirigidas a la comunidad académica, entre otros.
5. Video vigilancia: Cuando se encuentra en las instalaciones de Campuslands con el propósito de velar por la seguridad de los bienes y las personas.

3.2. ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de la información personal de bases de datos y archivos con información personal puede ser efectuado por Campuslands mediante las siguientes formas:

1. Servidor propio
2. Servidor externo a cargo de un tercero
3. Archivo en custodia de un tercero
4. Archivo propio interno
5. Computador institucional personal

Campuslands cuenta con medidas de seguridad física, técnicas y administrativas para evitar la consulta y el acceso no autorizado a las bases de datos y archivos con información personal. Así mismo, exige a los encargados de la información, medidas conducentes a la seguridad y confidencialidad de la información suministrada.

3.3. CIRCULACIÓN

La circulación de la información personal en Campuslands opera de manera restringida hacia nuestros encargados de la información, implementando las medidas de seguridad para evitar un uso no adecuado.

3.4. TRANSMISIÓN NACIONAL DE DATOS PERSONALES

Los procesos de tratamiento de datos personales en recolección, circulación, almacenamiento, uso y supresión podrán ser transmitidos a terceros con los que tenga relación contractual a nivel nacional o internacional para la custodia y almacenamiento, siempre que cuenten con los estándares de seguridad en la protección de datos personales fijados por la superintendencia de industria y comercio.

La transmisión de datos personales que realiza Campuslands se puede generar en algunos casos en las siguientes operaciones del tratamiento:

1. Recolección: Cuando se le solicite al encargado capturar información personal a nombre de Campuslands.
2. Almacenamiento: Cuando se le solicita a un encargado almacenar la información tanto física como electrónica con las debidas medidas de seguridad y confidencialidad.
3. Uso: Cuando se solicita al encargado realizar ciertas operaciones a nombre de la institución, como llamadas telefónicas, digitalización de la información, entre otros.

3.5. TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

En algunos casos, la institución ha dispuesto proveedores internacionales para el almacenamiento de la información personal, de manera específica, dirección de correos electrónicos institucionales, gestión de información de la comunidad académica, como puede ser: información profesional y comercial, hábitos de vida saludable, experiencia laboral y profesional.

3.6. TRANSFERENCIA NACIONAL E INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Campuslands por regla general, no realiza transferencias nacionales e internacionales de los datos personales que tiene bajo su custodia, salvo en el caso de que los estudiantes, profesores y funcionarios apliquen a una solicitud de internacionalización o en los convenios y/o contratos internacionales.

3.7. RESTRICCIONES A LA CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Por regla general y disposición legal, Campuslands no comparte, transmite, transfiere los datos personales que recolecta a terceros, con quien previamente no haya firmado acuerdo de confidencialidad y contrato de transmisión de datos personales. También, ha dispuesto controles de acceso para el ingreso de sus empleados a los sistemas de información de Campuslands, exclusivamente a la información que de acuerdo al rol y/o cargo debe conocer.

3.8. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN POR DISPOSICIÓN LEGAL

Por disposición legal, en algunos casos Campuslands debe suministrar datos personales a entidades del estado, en ejercicio de sus funciones:

1. Secretaria de educación: Reportes de estudiantes, inscritos, admitidos, matriculados, profesores, personal administrativo entre otros.
2. DIAN y secretaria de hacienda: Reporte de información exógena.
3. Migración Colombia: Reportes de internacionalización de la comunidad académica.
4. Unidad de gestión pensional y parafiscales: Reportes parafiscales.
5. Otras entidades de orden público o administrativo: Cualquier entidad de orden público o administrativo en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial podrá solicitar información personal.
6. Personas a quienes se les puede suministrar información: A los titulares, causahabientes y representantes legales, a terceros autorizados por el titular o por la ley.

3.9. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN CALIDAD DE EMPLEADOR

En calidad de empleador, Campuslands podrá realizar la circulación de los datos de los empleados en los siguientes casos:

1. Entidades financieras: pago de nómina
2. Entidades del sistema de seguridad social: para efectos de afiliación
3. Administradora de riesgos laborales: afiliación y reporte de accidentes de trabajo
4. DIAN y secretaria de hacienda: reporte de información exógena
5. Unidad de gestión pensional y parafiscales
6. Fiscalía general de la nación, entre otros

3.10. SOLICITUD DE INFORMACIÓN PERSONAL DEL ESTUDIANTE

La información personal del titular, relativo a las gestiones académicas, financieras y en general, las concernientes a los datos que son propiedad del titular, son considerados como datos personales semiprivados, por lo anterior, deberá solicitar la autorización del titular del dato, para su respectiva consulta. Por lo anterior, las calificaciones se entregarán:

1. Al titular en el ejercicio de su derecho de acceso y consulta.
2. Un tercero previa obtención de la autorización del estudiante, donde sea manifestada la finalidad de uso de dicha información.

3.11. SUMINISTRO DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD A SUS REPRESENTANTES LEGALES

En cumplimiento de la disposición legal, Campuslands podrá suministrar datos personales, como situación financiera, situación académica de los estudiantes menores de edad a sus representantes legales, siempre y cuando respondan y respeten el interés superior del adolescente, asegurando el respeto de sus derechos fundamentales y previo ejercicio del menor de ser escuchado, para valorar su opinión, teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

3.12. ENVÍO DE COMUNICACIONES AL REPRESENTANTE LEGAL DEL MENOR DE EDAD

Campuslands podrá enviar comunicaciones relativas a la oferta académica, actividades culturales, curriculares y extracurriculares al representante legal del menor de edad, ya sea estudiante prospecto o estudiante activo de la institución, con el propósito de informarle de los servicios que ofrece la institución.

3.13. OBLIGACIONES DE LOS ENCARGADOS DE LA INFORMACIÓN

Campuslands como garante de los datos personales que tiene bajo su responsabilidad, exige a los encargados del tratamiento de la información, cumplir con las siguientes medidas:

1. Brindar al titular del dato en todo momento la posibilidad de ejercer su derecho de hábeas data a través de canales de comunicación habilitados.
2. Conservar la información personal que le suministre Campuslands, bajo las condiciones de seguridad, con el objetivo que impida la consulta o acceso no autorizado o fraudulento, pérdida o uso no adecuado de la información.
3. Solicitar la autorización del tratamiento de datos personales, cuando con ocasión al contrato con Campuslands, se requiera este procedimiento.
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
5. Informar a Campuslands y a la superintendencia de industria y comercio, en caso de presentarse violaciones a códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
6. En caso de que proceda, registrar sus bases de datos ante el registro nacional de bases de datos de la superintendencia de industria y comercio.
7. Adoptar controles de acceso a la información personal en las instalaciones físicas y en los equipos y herramientas informáticas.
8. Establecer procedimientos para la gestión de usuarios con acceso a la información personal.
9. Adoptar un documento de seguridad de la información, que establezca los procedimientos de asignación de responsabilidades y autorizaciones en el tratamiento de la información personal.
10. Implementar acuerdos de confidencialidad con el personal que tiene acceso a la información personal, así como controles de seguridad antes de su vinculación y una vez finalizado el contrato.
11. Implementar políticas de copia de respaldo de la información personal.
12. Implementar procedimientos que definan las especificaciones y requisitos de seguridad de los sistemas de información.
13. Implementar procedimientos relativos a la gestión de incidentes de seguridad de la información.
14. Realizar auditorías de seguridad de la información.
15. Firmar acuerdos de confidencialidad con sus empleados, contratistas, proveedores y en general, con personal que llegare a tener algún tipo de tratamiento de la información de Campuslands.
16. Dar aplicación a la presente política de tratamiento de datos personales que cumplan con los requerimientos establecidos en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
17. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos donde establezca los parámetros del almacenamiento, uso, circulación, supresión y/o disposición final de la información.
18. En general, cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos personales y con las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

3.13.1. AUDITORIAS SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Campuslands podrá en cualquier momento de la relación contractual con los encargados, realizar auditorías para verificar el cumplimiento de las disposiciones relativas a la protección de datos personales y en general, exigir al encargado, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

3.14. CAMPUSLANDS COMO ENCARGADA DE LA INFORMACIÓN

Cuando la institución opere como encargado de la información, los responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de Campuslands, por lo que la universidad presume que el responsable de la información cuenta con autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que la institución lo requiera.

3.15. SUPRESIÓN Y/O DISPOSICIÓN FINAL

La supresión de la información personal se realiza una vez ha cumplido la finalidad para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, este caso procederá, siempre y cuando la ley lo autorice. Los tiempos de retención de los documentos con información personal se sujetan a las reglas establecidas en las tablas de retención, conforme a la política de gestión documental de Campuslands.

4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Campuslands solicitara de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

4.1. AUTORIZACIÓN EXPRESA

1. Cuando se recojan datos personales a través de un formulario web, chat, ya sea dando clic en la aceptación de términos y condiciones o en política de tratamiento o en el botón enviar, está autorizando de manera expresa el tratamiento de los datos personales.
2. Cuando los titulares diligencian formularios físicos o firman el documento físico, donde se encuentra la autorización para el tratamiento de datos personales, autoriza de manera expresa el tratamiento de sus datos personales de la institución.
3. Cuando hace una llamada telefónica a Campuslands, almacena la grabación de dicha llamada, con el propósito de conservar la autorización para el tratamiento de datos personales.
4. Cuando se recogen datos personales de niñas, niños y adolescentes para el tratamiento por parte de Campuslands, con el propósito de oferta académica.
5. Cuando se recogen datos personales sensibles, caso en el cual, se le advierte del carácter facultativo a las preguntas que versen sobre este tipo de información y de análisis de necesidad de solicitar dicha información.

4.2. AUTORIZACIÓN POR CONDUCTAS INEQUÍVOCAS

1. Cuando usted ingresa a las instalaciones de Campuslands está aceptando mediante conductos inequívocas la autorización para el tratamiento de datos personales a la institución, no obstante, el aviso de video vigilancia le informa la finalidad de la captura de su imagen.
2. Cuando usted envía información personal a un correo institucional de Campuslands, autoriza el tratamiento de sus datos personales para el trámite que desea realizar.
3. Cuando se soliciten datos personales que son previsibles producto de una relación contractual vigente de Campuslands.

4.3. AUTORIZACIÓN EN EL CASO DE INFORMACIÓN DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

En el numeral 2.12 Campuslands establece los momentos en que se pueden recolectar los datos personales de menores de edad. Conforme a lo anterior, en caso de ser un adolescente menor de edad, que suministra sus datos personales a la institución, con el propósito de brindarle información sobre la oferta académica, Campuslands entiende que cuenta con la autorización del menor y de su representante legal.

4.4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES

Campuslands recolecta datos personales sensibles en los casos que sean estrictamente necesarios para la efectiva prestación de los servicios académicos y administrativos que sean requeridos por la comunidad académica.

La institución tiene establecido que en los momentos de recolección de los datos personales sensibles se ha obtenido la autorización expresa para el tratamiento de dichos datos. No obstante, para la prestación efectiva del servicio, en algunos casos es indispensable el suministro de esos datos. El titular no está obligado a autorizar su tratamiento de este tipo de datos a Campuslands, salvo que la ley lo exija.

La institución realiza tratamiento de datos personales sensibles en los siguientes casos:

1. Cuando el titular ha dado la autorización expresa para su tratamiento, salvo que la ley establezca que no sea necesario otorgar dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual, se le solicitará la autorización al representante legal.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de Campuslands.
4. El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga finalidad histórica, estadística o científica. Para este caso, Campuslands ha dispuesto las medidas conducentes para la supresión de identidad de los titulares.

4.5. AUTORIZACIÓN SUMINISTRADA POR UN TERCERO

1. En los casos que Campuslands trate datos personales, suministrados por un tercero, con quien la institución tenga convenio, deberá verificar en la etapa de negociación, que en el contrato quede el clausulado de la responsabilidad de solicitud de autorización para el tratamiento de datos personales.
2. En los casos en que un tercero le solicite datos personales a Campuslands, esta deberá solicitar a dicho tercero, el documento que acredite que se encuentre autorizado para solicitar dicha información.
3. Si un tercero desea consultar las calificaciones de un estudiante o egresado deberá solicitar la autorización del titular del dato, es decir, del estudiante, para su respectiva consulta.

4.6. CASOS EN LOS QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública
3. Casos de urgencia médica o sanitaria
4. Tratamiento de información autorizado por la ley, para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
6. Exista disposición legal que obliga a la solicitud de dicho dato o información personal.
7. Sea el representante legal del menor de edad quien solicite dicha información y responda y respete el interés superior del adolescente.

4.7. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Campuslands ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento.

5. DEBERES DE LAS PARTES INVOLUCRADAS EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

5.1. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Todos los titulares de la información personal que tengan relación con Campuslands deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

1. Cumplir con la presente política de tratamiento de datos personales.
2. Informar a través de los canales habilitados cualquier anomalía sobre el cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos personales.
3. Abstenerse de compartir sus credenciales de acceso con otras personas.
4. Verificar que la pantalla no sea vista por terceros, cuando procese y consulte sus datos personales en los sistemas de información de Campuslands.
5. Reportar de manera inmediata al correo electrónico contacto@campuslands.com en caso que por error humano, tenga conocimiento de datos personales del estudiante u otros titulares de Campuslands.
6. Abstenerse de publicar o divulgar datos personales de estudiantes o funcionarios de Campuslands, como calificaciones, datos de contacto e identificación en redes sociales, páginas web, carteleras, salvo que tenga autorización expresa para realizar dicha acción.

5.2. DEBERES DE LA UNIVERSIDAD

A continuación, se enumeran los deberes que tiene Campuslands para el efectivo tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos personales, así como los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
6. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares.
7. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
8. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la superintendencia de industria y comercio sobre el tema en particular.
9. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
10. Propender por que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
11. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
12. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
13. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la legislación del orden nacional.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HÁBEAS DATA

6.1. DERECHOS QUE LE ASISTE COMO TITULAR DEL DATO

El derecho fundamental de Hábeas Data faculta al titular del dato solicitar el acceso, autorización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentra en posesión de Campuslands, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Campuslands en su condición de responsable del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Campuslands salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado por Campuslands, previa solicitud, respecto del uso brindado a sus datos personales.
4. Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita sus datos personales que hayan sido objetivo de tratamiento

6.1.1. ACCIONES DEL TITULAR SOBRE SUS DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente y aplicable en materia de datos personales, el titular de los datos personales puede realizar las siguientes acciones:

1. Acceder a sus datos personales: El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales por lo menos una vez cada mes calendario, así como cada vez que existan modificaciones sustanciales a la política de tratamiento de datos.
2. Actualizar sus datos personales: En caso que los datos personales sean precisos o suficientes para el titular del dato.
3. Rectificar y/o corregir sus datos personales: En caso que se encuentren errados, parciales o induzcan a error.
4. Suprimir sus datos personales de las bases de datos: En caso que no desee que algún dato suyo, como por ejemplo el correo electrónico, se encuentre en una base de datos.
5. Revocar la autorización del tratamiento de sus datos personales: Siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de Campuslands, con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato.

6.2. PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDA EJERCER SUS DERECHOS

6.2.1. CONSULTA

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a la institución, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.

La consulta será atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se informará los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.2. RECLAMO

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá manifestar ante Campuslands, las inconformidades que tenga sobre el uso que se le da a su información o datos.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo ocho (8) días hábiles siguiente al vencimiento del primer término.

6.2.3. PERSONAS PARA HACER CONSULTAS O RECLAMOS

Las personas facultadas para realizar una consulta o reclamo relativo al hábeas data, son los titulares de la información, ya sea actuando en su nombre, o como representante legal, que, con ocasión, a las actividades que se encuentre vinculado con Campuslands, se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

6.2.4. INFORMACIÓN QUE DEBE ACREDITAR PARA UNA CONSULTA O RECLAMO

6.2.4.1. Información que debe acreditar el titular

1. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Adjuntar fotocopia del documento de identificación
3. Adjuntar los soportes que desea hacer valer
4. Podrá acreditar presentación personal mostrando el documento de identificación ante el director del proceso correspondiente.

6.2.4.2. Información que debe acreditar terceros

1. Solicitud realizada por los canales de comunicación habilitados para el ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Documento de representación, en caso de que actúe como apoderado.
3. Carta de autorización del titular, con reconocimiento de firma, en caso de que sea un tercero actuando en representación del titular.
4. Fotocopia del documento de identificación del titular y la persona autorizada.
5. Adjuntar los soportes que desea hacer valer.

6.3. CANALES HABILITADOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

7. DISPOSICIONES FINALES PARA EL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA

7.1. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE CAMPUSLANDS

Campuslands como institución y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de datos personales y las distintas dependencias tanto académicas como administrativas actuarán de igual manera como responsable del tratamiento de datos personales así:

1. Datos personales de estudiantes y egresados: Gestión académica, gestión financiera y contable, bienestar universitario.
2. Datos financieros y comerciales: Gestión financiera y contable, gestión comercial, gestión de infraestructura.
3. Datos sobre empleados de la institución: Gestión de talento humano

Campuslands designa al director de gestión de procesos como la dependencia que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a las respectivas dependencias, ya mencionadas, que son las encargadas del tratamiento.

7.2. COMITÉ DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y OFICIAL DE PROTECCIÓN

Campuslands cuenta con el comité de protección de datos personales y el oficial de protección, que se encargan de determinar la estrategia de implementación del sistema de protección de datos personales.

El comité de protección de datos personales, se encuentra integrado por:

• Director/a de gestión de procesos
• Asesor jurídico
• Coordinador académico
• Director/a de infraestructura
• Director/a de gestión humana
• Oficial de protección de datos

El comité tendrá como funciones:

1. Identificar y gestionar los recursos necesarios para alcanzar las metas y comunicarlas a la junta directiva y/o gestión estratégica.
2. Planificar las capacitaciones, inducciones, reinducciones en cuanto a la protección de datos personales.
3. Promover la cultura para la protección de datos personales entre la comunidad campers.
4. Programar reuniones semestrales para la revisión del proceso o, extraordinarias cuando ocurran cambios significativos para su respectiva evaluación.
5. Aprobar el uso de metodologías y procesos específicos para la seguridad de la información.
6. Analizar los casos especiales y propuestas de mejoramiento relacionados con la seguridad de la información y protección de datos personales.
7. Proponer a la junta directiva y/o gestión estratégica el nombre del oficial de protección de datos.
8. Definir las funciones del oficial de protección de datos

7.3. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

CAMPUS LAND SAS BIC se reserva el derecho de modificar la política de tratamiento y protección de datos personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigor.

7.4. VIGENCIA